Vous avez des difficultés d’organisation et de conduite de projet au sein de votre entreprise ?
Vous vous demandez quelles sont les différentes étapes qui le composent, ou comment les optimiser au mieux afin d’améliorer votre efficience au travail ?
Revenons un instant ensemble sur l’importance de la phase de conception dans la conduite de projet et les bouleversements que nous avons connus sur cette tâche avec la crise sanitaire.
L’importance de la phase de conception dans la conduite de projet
La gestion de projet dans les organisations reste une activité complexe et génératrice de contraintes qu’il faut pouvoir maitriser dès la phase de conception.
Si l’on revient à la définition même d’en projet selon l’AFNOR le projet est « un processus unique qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant les contraintes de délais, de coûts et de ressources » (ISO10006)
Lorsque l’on parle des ressources nécessaires à la gestion d’un projet au sein d’une entreprise, celles-ci incluent les ressources humaines qui vont être affectées à la bonne réalisation dudit projet.
Le projet va donc faire appel aux ressources humaines et managériales de l’organisation afin de mener à bien un ensemble de taches et atteindre l’objectif défini. On parle alors de management de projet et, sous-entendu, management de l’humain.
Pourquoi la gestion de projet en entreprise paraît-elle si complexe ?
La complexité du management de projet dans les entreprises – peut-être la vôtre, d’ailleurs – est liée à ce que l’on peut qualifier le « triangle infernal », qui va générer une relation managériale complexe tripartite entre les parties prenantes que sont :
- Le contributeur (acteur projet),
- Le responsable hiérarchique,
- Le chef de projet.
L’acteur projet se retrouve alors dans une situation délicate entre sa volonté de bien faire son travail et le respect de sa hiérarchie, qui va peut-être définir des priorités différentes que celles exprimées par le chef de projet…
Le concept d’analyse stratégique défini par Michel Crozier et Erhard Friedberg, appliqué au management de projet nous permet de mieux comprendre et donc d’anticiper les jeux de pouvoir inhérents aux organisations.
Dans les faits, la connaissance du système d’action permettra une meilleure connaissance des résistances et donc une conception du projet acceptable par tous.
Notre conseil, c’est de…
- S’appuyer sur une bonne connaissance de l’organisation et des règles qui régissent les relations au sein de vos équipes,
- Mettre en place un cadre adapté afin d’anticiper les points de blocage,
- Bien définir vos priorités et surtout les relations de subordination entre les différents acteurs.
Les différentes instances de gouvernance de votre projet seront donc un levier important à définir lors de la phase de conception de projet.
En effet, l’organisation des parties prenantes autour des comités (comité de direction, comité de pilotage, comité de projet)… sont un des facteurs clés de succès des projets d’envergure.
Ces instances permettent de définir les rôles et les pouvoirs de décision des ressources mobilisées, mais également de résoudre les blocages et conflits d’intérêts pouvant apparaître entre les priorités de votre projet et celles du fonctionnement de l’entreprise.
Management virtuel : Nouvelle approche et rôle du chef de projet
La période que nous venons de connaître depuis quelques semaines, liée aux conséquences de la crise sanitaire, a eu un impact significatif sur l’organisation des entreprises.
Le recours au télétravail s’est généralisé durant les phases de confinement, souvent de manière rapide et non concertée, ce qui a eu pour conséquence un certain décalage, notamment avec la perte du lien social.
Une complexité supplémentaire pour manager des équipes qui parfois ont perdu leurs repères…
L’émergence de ces nouveaux modes de travail nous amène à repenser nos approches et méthodes managériales.
Ainsi, la pérennisation du télétravail ou l’hybridation Présentiel-Télétravail a un impact notoire sur le management des projets et des équipes dédiées.
Sans doute avez-vous été concernés, d’ailleurs.
Il devient donc complexe de collaborer quand l’espace et le temps ne sont pas partagés. Ceci implique de définir de nouvelles méthodes et de nouveaux outils de collaboration ainsi qu’une communication efficiente.
Comme tout changement, l’important est de mettre en place dès le début un cadre commun, celui-ci devant être défini lors de la phase de conception du projet pour que le modèle soit connu de tous.
La co-construction des règles de fonctionnement permet en effet une meilleure implication des parties prenantes et est un facteur clé de succès pour leur appropriation.
Le chef de projet est bien évidemment le garant du bon fonctionnement de ces équipes « virtuelles » et devra mettre en place un processus de communication efficace et cohérent avec l’organisation.
En effet, le lien social étant dégradé par la distanciation, les interactions informelles disparaissent pour laisser la place à des outils numériques synchrone et asynchrone, ce qui génère par conséquent une plus grande complexité pour se comprendre.
La montée en compétences des collaborateurs et notamment du chef de projet devient alors un enjeu important face à la digitalisation des entreprises.
Le chef de projet 3.0 est donc un manager agile, capable de renforcer l’engagement et la responsabilisation des collaborateurs à travers de l’autonomie, mais également capable d’accompagner les changements de pratique et d’organisation au sein des équipes, en s’appuyant sur des outils digitaux adaptés.
Et n’oubliez pas que si vous avez besoin d’être accompagné en ce sens, notre équipe de spécialistes en stratégie d’entreprise peut vous aider.
