Faire évoluer son système d’information – Cabinet transition digitale

Les systèmes d’informations de l’entreprise sont régulièrement sous le feu des critiques, chacun ayant tendance à voir les « lourdeurs » opérationnelles qu’ils imposent et donc leur impact sur la « productivité » immédiate.

Le coût des systèmes d’information est également observé de près par la direction et le management.

Il représente en effet selon les études près de 4% du chiffre d’affaires. L’informatique et ses systèmes sont par conséquent bien souvent réduits à un centre de coûts.

Et pourtant…

Les systèmes d’informations sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise.

Sans eux, aucun pilotage possible, aucune opportunité de croissance, de développement de son offre, de suivi de ses clients.

Avec le tournant de la transformation digitale en entreprise, l’enjeu est de taille : il faut à la fois sécuriser l’opérationnel tout en apportant toujours plus de valeur pour les salariés et services de l’entreprise mais aussi pour ses clients.

5 signaux qui doivent vous alerter pour changer le Système d’Informations de votre entreprise

Tout le monde sait bien que le changement d’une partie du Système d’Information de l’entreprise sera une opération périlleuse, qui nécessitera un investissement financier mais aussi humain pour accompagner le changement.

Il n’est donc pas simple d’identifier le moment où lancer de tels programmes. Quelques signaux peuvent cependant aider l’entreprise à faire ce choix…

L’analyse d’impact au lancement de tout projet de transformation du Système d’Information, la rédaction d’un Cahier des Charges précis avant la consultation des éditeurs du marchés, ces étapes restent essentielles et garante du succès de la transformation. Ceci en particulier quand on touche à l’épine dorsale du Système d’Information : l’ERP et/ou le CRM notamment.

Signal #1 – la pérennité du Système d’Information

Le Système d’Information de l’entreprise se doit d’assurer un taux de fonctionnement et de disponibilité suffisant pour les opérations de l’entreprise.

Les logiciels qui le composent doivent donc être maintenus par les éditeurs pour être en mesure d’assurer un dépannage en cas d’avarie majeure.

Combien de fois sommes-nous intervenus chez des sociétés qui initient une démarche de migration d’un système obsolète et plus maintenu par l’éditeur ?

Cette situation est explosive et peur faire courir des risques réels à l’entreprise.

Signal #2 – la sécurité du Système d’Information

Les dispositifs légaux obligent les entreprises à s’assurer de la fiabilité de leur SI.

Il est également dans l’ère du temps de s’engager auprès de ses clients et de ses salariés sur la protection des données.

L’humain reste la plus grande faille de sécurité mais le système doit l’aider à éviter les tentatives de piratage qui se produisent de plus en plus couramment.

La sécurité du Système d’Information doit donc être garantie par celui-ci et les processus qui l’accompagnent. Très souvent vues comme des contraintes par les utilisateurs, les règles de sécurité sont essentielles à cet égard.

Signal #3 – l’ergonome et la satisfaction des utilisateurs

Les Systèmes d’Informations fournissent les résultats attendus quand ils sont utilisés par le plus grand nombre des collaborateurs.

Seule une intégration complète des données de l’entreprise permettra d’en faire un outil fiable de prise de décision à valeur ajoutée.

L’usage de l’outil informatique a lui-même largement évolué : la consultation se fait fréquemment depuis un terminal mobile, certaines données doivent être accessibles hors du site de l’entreprise.

Les nouvelles générations sont très avides d’outils informatiques. Au quotidien, elles en utilisent des versions dont l’expérience utilisateur (User Experience / UX) est au centre des préoccupations de ceux qui les conçoivent.

Les systèmes d’informations doivent donc être accessibles, réactifs, faciles à prendre en main, fluides et permettre d’y chercher simplement toutes les informations qu’ils contiennent.

Signal #4 – le Système d’Information au service du pilotage de l’entreprise

Quel dirigeant ne rêve pas d’un cockpit de pilotage de son entreprise similaire à celui d’un avion ? Qu’il pourrait allumer le matin en arrivant au bureau et qui lui permettrait de prendre, en temps réel, les bonnes décisions ?

Voilà le grand enjeu du Système d’Information.

Il faut donc s’assurer que l’ensembles des briques qui le composent offrent la connectivité attendue pour échanger des informations entre elles.

Il faut également se doter d’un applicatif dédié à la création de tableau de bord mais surtout d’une méthodologie de création et partage de ces tableaux de bords pour en faire émerger des indicateurs de pilotage uniques, partagés, véraces et maîtrisés.

Enfin, la gouvernance et la maîtrise des données « métier » qui existent dans l’ensemble de ces systèmes est fondamentale pour leur connectivité, leur rapprochement et donc la production d’outils de pilotage.

Signal #5 – la maîtrise des coûts

La maîtrise du budget informatique de l’entreprise est extrêmement délicate.

La Direction Informatique doit satisfaire avec un budget contraint les attentes du métier. Le patrimoine informatique est parfois l’héritage de décisions hasardeuses mais aussi de la vie de l’entreprise, de ses fusions, de ses rachats.

Le changement de « business model » pour réduire les coûts peut être un facteur de lancement d’une migration du Système d’Information. D’autant plus avec l’avènement des solutions hébergées, du Cloud et du paiement à l’usage (Saas).

Il n’est jamais trop tôt pour faire évoluer son Système d’Information.

Il faut même le faire avant qu’il ne soit trop tard.

Cet enjeu stratégique doit donc être piloté au plus haut niveau de l’entreprise pour être partagé par le management et être aligné à la stratégie et la direction de l’entreprise.

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